Компании и контакты в TA CRM: как вести клиентскую базу без дублей

Компании и контакты в TA CRM — это основа клиентской базы. Если завести клиента дважды или не заполнить контактное лицо, менеджеры быстро потеряют историю сделок, писем, звонков и документов.

1. Проверьте клиента перед созданием

Перед добавлением компании используйте поиск по названию, email-домену, телефону или ИНН. Это защищает базу от дублей и помогает менеджеру сразу увидеть историю работы с клиентом.

• Ищите компанию перед созданием новой записи.
• Заполняйте название одинаково: без лишних сокращений и дублей.
• Указывайте телефон, email, сайт и отрасль, если эти данные есть.
• Если клиент уже есть, добавляйте новый контакт в существующую карточку.

2. Заполняйте контактные лица отдельно

Контакт — это конкретный человек со своей ролью в сделке: ЛПР, бухгалтерия, закупщик, технический специалист или пользователь продукта. Один клиент может иметь несколько контактов, и это нормально.

1. Укажите имя, должность и рабочий email.
2. Добавьте телефон в едином формате.
3. Отметьте роль контакта в процессе продажи.
4. Привяжите контакт к правильной компании.

3. Связывайте клиента со сделками и документами

Сделка, КП, договор, счет, письмо и задача должны быть связаны с компанией или контактом. Тогда история клиента остается в одном месте, а новый менеджер быстро понимает, что уже обсуждали.

Быстрый чек-лист клиентской базы

• Компания не создана повторно.
• У компании есть актуальный email или телефон.
• Контактное лицо привязано к компании.
• У контакта указана роль в сделке.
• Сделки, задачи и документы создаются из карточки клиента или сделки.

Частые ошибки

• Создавать компанию без поиска. Так появляются дубли и теряется история.
• Хранить контакты в комментариях. Их сложно найти и использовать в документах.
• Не указывать роль контакта. Менеджер не понимает, кому писать по оплате, договору или решению.

Итог

Клиентская база TA CRM работает правильно, когда компания создана один раз, контакты заполнены отдельно, а сделки и документы привязаны к нужной карточке. Это снижает хаос в продажах и помогает команде работать с единой историей клиента.